在協助企業主創業的過程中，我通常會建議新創公司的企業主申請使用電子發票。這樣不僅可以避免手寫發票時可能出現的錯誤，還可以省去郵寄的麻煩和郵資。只要設立了財政部電子發票平台的帳號，不管是銷項和進項電子發票都可以直接從平台下載，這樣就不用擔心因為漏印進項發票而導致沒扣到進項稅額的問題。
許多傳統企業仍然處於手開發票的階段。據說這些企業的會計師不建議使用電子發票，原因是開立電子發票設備成本高昂，小公司負擔不起，且財政部電子發票平台的開發票系統使用起來並不方便……但其實只說對了一半，有個好會計師（比如我）和使用對的平台，就會發現電子發票好處多多。
使用電子發票的好處
減少手寫產生錯誤
傳統的二聯式和三聯式發票因為手寫而容易出錯，特別是在計算稅額時。電子發票系統能自動計算稅額，有效減少人為錯誤的發生。
節省時間與郵寄成本
減少手寫發票的時間及每期購買紙本發票的申購成本、郵寄費用，並降低發票遺失的風險。
交易效率提升
電子發票只要 email 寄給買方，列印下來即可報帳，使交易過程更迅速，便於保存、管理和查詢交易紀錄。
稅務申報方便
透過財政部電子發票平台下載銷項和進項資料，直接匯入營業稅申報系統，不僅減少錯誤更簡化申報流程，提升效率。
環保節能
符合政府推動的減紙政策，有助於減少紙張消耗，提升企業的綠色形象。
使用電子發票的缺點
雖然使用電子發票好處多多，但不得不說還是有一些小缺點。
無法開立過去的日期
電子發票不能開立過去的日期，只能開立當下日期；手開發票則是每兩個月申報一次，只要來得及申報，都可以在申報前修改，較具彈性。建議申請電子發票的時候也可以同時申請手票，以備不時之需。
財政部電子發票平台只可開立有統編的交易對象（B2B）
財政部電子發票平台可以對有統一編號的商業客戶（B2B）免費開立電子發票。也就是說開立電子發票給有統編的交易對象時，這項服務是免費的。
然而，若交易對象是一般消費者（B2C），則需手動開立紙本的二聯式發票。若需要大量開立二聯式發票，建議可以委託財政部核准的加值中心來處理。
財政部電子發票平台開立發票步驟很複雜
很多企業主想要使用電子發票都卡在財政部電子發票平台不太人性化，很多專有名詞，步驟又不連貫，一個月沒幾張發票要開，倒是可以使用一下免費的服務，如果一個月要開10張以上，建議還是委託加值中心辦理。
如何申請開立電子發票
第一步 申請工商憑證
只要是我們代辦公司設立的客戶，都會幫客戶併案申請工商憑證，如果原本沒有工商憑證的公司，可以到經濟部工商憑證管理中心申請，這個憑證之後開立電子發票都會需要用到。
第二步 國稅局申請電子發票字軌
向公司所在地的國稅局管區申請電子發票字軌，先下載並填寫電子發票字軌申請書，只要是我們記帳客戶都會協助申請喔。
第三步 申請電子發票字軌需要表單
- 電子發票字軌號碼申請書：一組字軌 50 張發票，看實際需求填寫組數。
- 書表 1：使用電子發票承諾書。
註 1：如只使用財政部電子發票平台開立 B2B 的發票，僅需申請書及書表 1 即可。
註 2：申請加值中心才需要書表 2 ~ 書表 5。 - 書表 2 ：電子發票開立系統自行檢測表。
- 書表 3 ：電子發票證明聯採用感熱紙切結書。
- 書表 4 ：總機構代其他固定營業場所申請電子發票字軌號碼明細總表。
- 書表 5 ：委託加值服務中心事務委任書。
- 電子發票證明聯樣張：由加值中心提供。
第四步 財政部電子發票整合平台註冊
收到工商憑證後，到財政部「電子發票整合服務平台」註冊，身份點選「營業人」，按申請帳號，使用工商憑證註冊並設定密碼即可。
第五步 選擇電子發票加值中心
如果 B2C 的需求較多，建議可以委託財政部核准的加值中心，每間加值中心都有不同的方案及費用，一般來說都會有設定費 3,000 ~ 9,000 元不等，依使用量不同有不同的方案。可個別向各加值中心詢價，找到適合自己企業的方案。
以藍新 ezpay 電子發票加值中心為例：初次申請有兩個費用：系統設定費（3,000元） ＋ 方案費用（5 選 1），主要看自己的用量，小公司一個月開不多的話，可選擇微量型即可。
透過李采璇會計師申請藍新 ezpay 電子發票加值中心可以免設定費 3,000 元喔。
第六步 完成「憑證登錄」、「電子發票接收方式」、「字軌取號」
使用主憑證資料登錄功能進行主憑證登錄，及完成「電子發票接收方式」設定，操作方式憑證登錄_設定接收方式。
使用「電子發票專用字軌號碼取號」功能進行電子發票字軌取號，操作方式請詳「電子發票專用字軌號碼取號使用說明書」。
其他注意事項
次期開始 10 日上傳未使用電子發票字軌：電子發票空白未使用之字軌號碼，應於次期開始 10 日內，傳輸至電子發票整合服務平台。（舉例：1-2 月的發票應於 3 月 10 日前上傳空白未使用之字軌號碼），若有申請加值中心，記得確認是否有協助上傳。
使用財政部電子發票平台開立發票需使用工商憑證：雖然使用財政部電子發票平台開立B2B的電子發票是免費的，但開立的步驟還須使用工商憑證才能開成功，對於一些網拍或是一人公司的自由工作者來說，如果想隨時都可以開立，就需要有筆電跟讀卡機才能使用，如果透過加值中心開立電子發票，通常是不需要工商憑證，只要事前串接完成，即可隨時開立。
常見電子發票問題
申請使用電子發票後，還能購買紙本發票嗎
使用電子發票之後，也是可以拿著購票證去購買紙本手開發票！如果遇到客戶需要開立指定發票日期的情況，就可以使用手開發票備用。
開立電子發票有分三聯式和二聯式嗎
電子發票有分 B2B（公司對公司交易）或 B2C（公司對個人交易），也就是手開使用的三聯式（對公司）及二聯式（對個人），財政部電子發票平台始能開立 B2B 的電子發票，如果 B2C 的發票需求較多，建議申請加值中心來開立發票比較方便。
是否可以補開過去日期的電子發票嗎
電子發票無法補開過去日期，依照營業人使用統一發票規定應按時序開立，並於交易當日開立，且加值中心須於 48 小時內上傳所開立的電子發票至大平台。
財政部的電子發票平台只能開立有統一編號交易對象的發票嗎
是的，目前財政部電子發票平台只能開立 B2B（公司對公司交易）的電子發票，若有 B2C 的開立發票需求，可購買二聯式手開發票，如果 B2C 發票太多，建議申請加值中心最適合。
手開發票與電子發票比較表
| 手開發票 | 電子發票（財政部平台） | 電子發票（加值中心） | |
|---|---|---|---|
| 錯誤率 | 高 | 低 | 低 |
| 成本 | 購買紙本發票及郵寄費 | 0 元 | 設定費 + 服務費 |
| 複雜程度 | 需自行計算稅額 | 過程複雜 | 簡單 |
| 登入時須使用工商憑證 | 不用 | 需要 | 不用 |
| 可開立過去日期發票 | 可 | 不可 | 不可 |
| 可開立公司及個人 | 皆可 | 僅可開立 B2B（三聯） | 皆可 |
| 次期 10 日內上傳空白字軌 | 不用 | 自行上傳 | 依各家規定不同 |
| 報稅過程 | 自行登打 | 可下載進銷項資料 | 可下載進銷項資料 |
總結
採用電子發票系統能有效降低手開發票時計算稅額錯誤的發生，同時減少郵寄成本。在報稅過程中，用戶可直接從財政部網站下載進銷項資料，並上傳至營業稅報稅軟體，這不僅提升了效率，也降低了人工輸入資料時出錯的可能性。
對於新創企業來說，一開始每月的發票數量不多，且交易對象主要是有統編的公司行號，則可直接透過財政部的電子發票平台開立 B2B 電子發票。若需開立給個人的發票，則可購買二聯式紙本發票。如果未來銷售發票的數量增加，或是對二聯式發票的需求增大，則可申請加值中心服務。
此外，只要是透過李采璇會計師的申請藍新 ezpay 電子發票加值中心，則可免除 3,000 元的設定費。使用該服務開立發票時，無需工商憑證，即便在咖啡廳等地忘記攜帶工商憑證或讀卡機，也能輕鬆在上網優雅開立電子發票。
本文作者介紹
本文作者為《李采璇》會計師，已服務上百位新創企業主設立公司，陪伴著創業者從零到有，解決創業者初期階段除了忙本業還要處理公司設立、稅法各項問題。
現職《壹登聯合會計師事務所》會計師，財稅會計相關的文章都會刊登於《李采璇會計師的部落格》。
